Las empresas de todo el mundo se encuentran en un punto de inflexión – las que sobrevivan serán las que tengan la capacidad de mantenerse ágiles y adaptarse constantemente a esta realidad cambiante. Todos los aspectos de una empresa deben ser flexibles. Y en estos tiempos extraños, con la recesión económica que se avecina, las nuevas empresas tendrán que luchar cada vez más para proporcionar un valor real a sus clientes.

Una de las formas en que las nuevas empresas pueden buscar obtener una ventaja competitiva es implementar las herramientas adecuadas para garantizar una colaboración eficaz entre sus equipos cada vez más remotos. La selección y el uso eficaz de estas herramientas será clave para garantizar la racionalización de los procesos y el flujo de trabajo ininterrumpido.

La buena noticia es que existen muchas herramientas de colaboración y son más accesibles que nunca, lo que brinda incluso a las pequeñas empresas emergentes la capacidad de competir con organizaciones más grandes.

Uno de los métodos de más rápido crecimiento para ayudar a los equipos remotos a colaborar mejor es mediante el uso de herramientas de visualización. Estos ayudan a los equipos remotos a promover comunicación y colaboración efectiva. Cada vez se utilizan más técnicas de visualización para compartir ideas, procesar información y tomar mejores decisiones.

La importancia de la colaboración visual

• Comprensión: Nuestro cerebro puede captar las imágenes más rápido que el habla o el texto. Si deseas aclarar algo rápidamente, acompáñalo con un elemento visual en forma de diagrama, gráfico o boceto.
• Estructura: Esbozar una idea, diseño, sistema o proceso utilizando un mapa mental, una maqueta de interfaz de usuario, un diagrama de casos de uso o un diagrama de flujo le da a algo abstracto una forma concreta. Así es comprensible para cualquiera, incluso para alguien con poco conocimiento técnico.
• Memoria: Cuando escuchamos algo, tendemos a recordar solo el 10%, pero acompañado de un elemento visual, es probable que recordemos el 65% de la información. También nos da la capacidad de conectar datos diferentes, que nos ayuda a desarrollar una mejor comprensión.
• Imaginación e innovación: Herramientas como los mapas mentales estimulan el libre flujo de ideas y permiten a los equipos estructurar los pensamientos de una manera significativa que fomenta la generación de ideas.
• Alineación: Cuando todos contribuyen a crear una idea en un espacio compartido, esto hace que la visión sea compartida, y que todos entiendan bien el concepto.

Fuente: Harvard Business Review

Las empresas emergentes tienen una mayor necesidad de utilizar herramientas de visualización eficaces. A menudo, operan en un mercado poco probado donde los márgenes de error son reducidos. Las decisiones basadas en pura «intuición» son mucho menos fiables, y los procesos deben ser eficientes porque se requiere más trabajo de equipos pequeños. La capacidad de utilizar buenas herramientas de visualización permite que las startups tengan acceso a mejores talentos que no se limitan a una geografía en particular.

En esencia, la capacidad de crear un espacio de trabajo virtual con pizarra, diagramas y conferencias integradas brinda a los equipos la capacidad de comunicarse mejor y compartir información fácilmente. Esto reduce la fricción causada por no estar físicamente presente, e incrementa la eficiencia.

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Lluvias de ideas y desarrollo de ideas

Las empresas emergentes necesitan innovar constantemente; por lo tanto, deben poder confiar en que sus equipos generen nuevas ideas con regularidad. Para que esto se haga de manera eficaz, es necesario implementar un sistema. El uso de una pizarra en línea donde los equipos pueden discutir, generar y realizar cambios en las ideas permite un flujo libre de pensamientos y expresiones, lo que es una excelente manera de descubrir nuevas ideas y crear un entorno de innovación.

Para esto existen herramientas como los mapas mentales. Un mapa mental estructura el pensamiento y permite que los conceptos se desarrollen sin restricciones. Los equipos remotos pueden usar un lienzo en línea como Creately para dibujar fácilmente mapas mentales y agregar notas, pensamientos, sugerencias, etc. a las ideas, lo que permite una colaboración más ágil. Estas colaboraciones se pueden hacer incluso en tiempo real, dándole vida a reuniones creativas.

Planificación de sprint

La planificación de sprint generalmente se hace alrededor de una pizarra en la oficina. Los equipos remotos tienen que adaptarse para obtener la misma eficacia de una sesión de planificación de sprints en línea para poder mantenerse ágiles y receptivos.

Los equipos de desarrollo están mejor alineados y pueden planificar mejor su flujo de trabajo si una sesión de planificación de sprints se lleva a cabo de manera efectiva. Pueden usar plantillas en línea para visualizar fácilmente su sprint y realizar cambios a medida que avanzan  La planificación de sprints en línea permite a los equipos distribuidos agregar entradas más detalladas y le brinda al líder de scrum una vista más granular del flujo de trabajo.

Talleres de trabajo

Sin una oficina física a la que acudir, las conversaciones casuales entre equipos son limitadas. Como resultado, el intercambio informal de información sufre. Las empresas emergentes deben abordar esto para promover una mejor comprensión interfuncional. Una excelente manera de hacerlo es con talleres regulares y reuniones en línea. La creación de un horario regular pone a los equipos remotos en la misma página y permite que toda la organización esté mejor alineada. Estas reuniones programadas pueden ser desde informes sobre el estado del trabajo hasta charlas de un experto en la materia. Promover el diálogo abierto es esencial para mantener a los equipos comprometidos y ayudarles a alinearse en sus esfuerzos.

Planificación de proyectos

Los equipos remotos deben seleccionar las herramientas adecuadas para garantizar que puedan ejecutar un proyecto de manera eficaz. Con tantas partes móviles, los equipos deben poder visualizar los procesos para evitar ineficiencias y asegurarse de que el trabajo se asigne correctamente. Ya sea en desarrollo, diseño o marketing, la creación de una representación visual de cómo se llevará a cabo el proyecto permite a los equipos tomar decisiones más informadas.

Herramientas como los diagramas de Gantt proporcionan una instantánea de un proyecto de principio a fin. Permite al equipo ver qué responsabilidades pertenecen a quién y reconocer las dependencias. Esto permite a los equipos priorizar el trabajo en función de las tareas que deben completarse en paralelo y las que deben realizarse de forma secuencial. Esto permite una mejor colaboración entre los miembros del equipo, ya que hay una mayor claridad sobre a quién entregar una tarea una vez que esté hecha o a quién acudir para obtener una aclaración.

En resumen: equipar a una empresa con las herramientas adecuadas para visualizar todo lo que ocurre puede ser clave para asegurar que los equipos puedan tomar las decisiones correctas y trabajar de forma eficiente y alineada en un entorno de innovación y comprensión.

Escrito por Joe, de Creately.