La pandemia menguó los ingresos públicos, así que las autoridades fiscales emprenderán una campaña importante para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Por Marcos Gutiérrez.

Con motivo de la pandemia, los ingresos públicos han disminuido considerablemente, pues ante lo lento de la actividad económica, el pago del Impuesto sobre la Renta e Impuesto al Valor agregado han disminuido de manera natural, así como las retenciones sobre los salarios de los trabajadores; no obstante, los gastos públicos no disminuyen.

Para compensar esta situación, las autoridades fiscales emprenderán una campaña importante  para revisar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, a través de auditorías; las cuales, por tradición son: revisión de gabinete (en las oficinas de la autoridad se revisa) y visitas domiciliarias (en el domicilio de la empresa se lleva la auditoría) y la novedosa revisión electrónica (con base en los sistemas informáticos de la autoridad).

Si bien, las autoridades pueden realizar esas revisiones no significa que puedan hacerlo de manera arbitraria o sin limites; por el contrario, están sujetas al cumplimiento de diversos requisitos y formalismos que de no ser atendidos implicaría que su actuación sea ilegal y por ende, su revisión queda sin efectos.

El propósito de las revisiones se centra en que se verifique que los pagadores de impuestos hayan cumplido con sus obligaciones; por ejemplo, haber declarado sus ingresos, gastos, principales proveedores, cambios de actividades económicas, actualización de su domicilio fiscal; en caso de no haber sido así, aplicar las sanciones correspondientes o bien, cuantificar los impuestos no pagados para que se paguen más recargos y actualización.

En virtud de lo anterior, dejaré algunas ideas que espero les sean útiles, como elementos de valor para una mejor toma de decisiones ante una auditoria fiscal. Dichas ideas se refieren a:

1. El equipo contable;
2. Acciones inmediatas a tomar; y
3. La relevancia del experto legal.

1. SOBRE EL EQUIPO CONTABLE.

En virtud que las revisiones tienen que ver con el cumplimiento de obligaciones fiscales, de manera indebida, se da por entendido que el personal idóneo para su atención es el contador de la empresa; sin embargo, de acuerdo con mi experiencia, ello puede implicar generar una contingencia mayor, en vez de una solución adecuada; aquí las razones:

• Especialización del equipo contable. 

De acuerdo con las necesidades del negocio es el nivel de contador que se requiere; en algunos casos, bastará con un profesional que realice el adecuado control y registro de las operaciones; en otros, a uno con una visión más avanzada que sepa cómo maximizar los beneficios de la ley; y en diversos, se requiere de alguien con conocimientos y perspectivas que le permitan incluso vislumbrar el crecimiento del negocio y la necesidad de ser abierto a relacionarse con otros profesionistas para hacer un equipo sólido en beneficio del desarrollo de la empresa.

Es muy desafortunado encontramos, por ejemplo, con empresas o personas físicas con actividad empresarial que facturan por arriba del medio millón de pesos con contadores que les cuestan quinientos pesos mensuales; lo único que pagan es riesgo, pues comúnmente habrá desorden contable, ingresos no conciliados con estados de cuenta bancarios, falta de presentación oportuna de las declaraciones de impuestos y aplicación de gastos indebidos (deducciones improcedentes) para no pagar impuestos.

Si su contador no le genera pagos de impuestos; no significa, per se que esté haciendo bien su trabajo; debería de estar inquieto, pues es más probable que le esté generando riesgos innecesarios y que en caso de tener una auditoría, ello se transformará en una importante contingencia económica.

• La debida comunicación.

Es común que exista poca comunicación entre el dueño del negocio y el Contador, sobre todo si éste presta sus servicios de manera independiente o fuera de la empresa; comunicación que en ocasiones se limita a darle a conocer el importe de los impuestos a pagar o bien, en caso de algún problema, hacerle saber el mismo para que dicho profesionista lo atienda.

Aquí puede estar el origen de muchos de los problemas que originan una auditoría y que probablemente concluyan con un crédito fiscal, ya que existe disociación entre la operación o situación real de la empresa con los registros contables; ya que generalmente el Contador trabaja con la información que se le proporciona o que baja de los sistemas de la autoridad y con base en ello prepara la información.

No existe intercambio de estados financieros, muchas veces los dueños de los negocios no saben leerlos; y por ende, no son base de las decisiones de empresa, luego, ante la disociación de tales aspectos no hay coincidencia entre lo que sucede en la operación del negocio con el cumplimiento de las obligaciones fiscales y eso, lo detecta con facilidad la autoridad fiscal.

• Escuche a su Contador.

Una vez que se ha hecho de un buen Contador es fundamental que escuche sus consejos y recomendaciones; se que la operación del negocio puede ser de tal intensidad que a veces pareciera ser que no hay tiempo para planear y mucho menos para tomar decisiones basadas en elementos sólidos.

Es común que los contadores se estén actualizado de manera constante; sin embargo, hay que generar más reuniones de trabajo con los dueños o la junta directiva para establecer mejores acciones o evaluar las establecidas para asegurarse de que son las correctas y que se están obteniendo los beneficios adecuados de acuerdo con lo que la ley permite.

Es una práctica común, en la operación de los negocios, las decisiones precipitadas “apagando fuegos”; así, por ejemplo, se ven registros contables que se relacionan con préstamos o con flujos de dinero que no tienen razón lógica respecto del momento en que se generaron o bien, con relación a la fuente de donde provinieron los recursos; ya no se diga en materia de deducciones o gastos; recuerde que lo que uno puede descontar de los ingresos no es al gusto del pagador de impuestos.

En efecto, las deducciones que se pueden aplicar para disminuir el importe de los ingresos están determinadas en la ley, se deben de cumplir ciertos requisitos y en algunos casos, solo se pueden disminuir ciertas proporciones del gasto realizado; así que no solo se trata de gastar, pedir factura y solicitar que se aplique para efectos fiscales.

Es importante verificar que los procesos, previos al tratamiento fiscal, estén evolucionando bien; los controles internos de las actividades administrativas no solo pueden poner en riesgo el registro contable sino hacer que se pierda dinero; por ejemplo, al no transferir el dinero a tiempo de forma tal que se acumule un ingreso mayor al que debería y por ende, se genere un pago superior de impuestos al que debería ser.

• La auditoría es un procedimiento legal no contable.

Las revisiones que efectúa la autoridad fiscal deben someterse a requisitos, etapas, plazos, formalidades y diversas regulaciones legales; lo que en derecho se conoce como requisitos del procedimiento administrativo, lo que hace que el especialista para verificar que las mismas se cumplan debidamente es el perito en derecho no el contador.

No se ve así porque lo que se revisa es la contabilidad fiscal; por ende, se da por sentado que el bueno para atender es el contador, pero se pierde de vista que lo que e revisará es el trabajo que éste hizo y lo que debe de cuidarse (durante la auditoria) es que el procedimiento de revisión se lleve debidamente sobre lo que se revisa.

En otras palabras diría que la auditoría o revisión, es el vehículo y la contabilidad, el pasajero; por ende, creo que usted no dejaría que se hiciera cargo de cuidar el vehículo su hijo, quien será trasladado todos los días al colegio; esa tarea, de cuidar el vehículo, se lo deja al experto, al mecánico no al chofer menos al pasajero; si hace lo contrario, por ahorrarse un dinero, lo que está poniendo en riesgo es la vida de su hijo, de su negocio.

• La auditoría debe trabajarse en equipo.

Como abogado, experto en derecho fiscal, cuidaré el procedimiento de auditoría, pero al mismo tiempo requiero saber cual es el estado de salud del pasajero; para ello, necesito del apoyo del especialista -ahora sí- aquí el contador hace su aparición estelar.

Es importante saber las dolencias y “pecados” que haya en el registro contable, lo relativo a la manera en que se cuenta con elementos que den soporte a dichos registros, la famosa materialidad, lo relativo a los pagos de retenciones de impuestos, saldos a favor y todo lo que al final vincule el aspecto financiero de la empresa.

El trabajo en equipo es fundamental; pues si bien, es un derecho fundamental de los pagadores de impuestos la auto corrección, el no hacerlo en el tiempo adecuado, lejos de ayudar puede ser perjudicial o bien, se puede dejar pasar tiempo importante para tomar las acciones debidas para una adecuada defensa, en caso de ser necesario acudir a tribunales. 

2. ACCIONES INMEDIATAS A TOMAR.

Una vez que la autoridad fiscal notifica el inicio de auditoría es importante tomar acciones inmediatas que van más allá de la simple atención de la auditoría; esto es, si se trata de una visita domiciliaria tendré que proporcionar, en el momento, la información que me requieran, habilitar un espacio de trabajo para los auditores y conceder ciertas facilidades para que realicen la revisión. Si estamos frente a una revisión de gabinete habrá que reunir la información y documentación que se solicite para entregarla en las oficinas de la autoridad.

• Conocer mi situación real.

Si es sujeto a una revisión, no es obra de la casualidad; en la actualidad, derivado de la sistematización de información, la autoridad fiscal tiene elementos, casi en tiempo real, sobre la actividad y situación de los entes económicos, por ende, es muy probable que haya identificado alguna inconsistencia que detonara la revisión; por ejemplo, presentación tardía en las declaraciones, pago nulo de retenciones, facturación inconsistente o incluso un abuso en la presentación de declaraciones complementarias.

Luego, hay dos rubros importantes sobre los que debe tener claridad; importe total de sus ingresos y el de los gastos, los números no mienten; por ejemplo, si ingresé un millón de pesos y gasté doscientos mil no hay razón por la que no haya pagado impuestos; pues en ese caso el contador en realidad es mago.

No hay mayor engaño que el que uno se hace; así que ante una revisión, lo urgente es saber cuales sin mis números (generalmente es aquí donde el contador que no está capacitado empieza a tronar) para tener clara la probable contingencia que podría venir a efecto de estar preparado y saber que acciones debo tomar en consecuencia.

• Asignar personal capacitado.

Los auditores han practicado mucha revisiones, por lo que saben bien cuales son las debilidades de los pagadores de impuestos, están acostumbrados a lidiar con malos tratos, groserías e incluso a recibir agresiones de los contadores de las empresas, con la intención de obstaculizar su trabajo; todo eso es en perjuicio del revisado.

Atender una auditoría no se trata sólo de entregarle a la autoridad la información que pida y esperar a que la fortuna nos acompañe y que el resultado, al final, sea benévolo a nosotros, pues hay muchos factores que pueden influir en el resultado.

Es común que la autoridad fiscal solicite información de manera “económica” sin un requerimiento oficial o bien, sin saber la razón de ello; de no tener cuidado, al “cumplir” con ello, en ocasiones se pierden oportunidades importantes de defensa, pues muchas veces se convalidan actuaciones ilegales de los auditores o bien, se les entrega información que probablemente no estaríamos obligados, al tratarse de un ejercicio fuera de revisión o peor aun de un contribuyente distinto al que es revisado.

Muchas veces por temor, ignorancia o querer llevar la fiesta en paz, se accede a peticiones de los auditores que lejos de ayudar van en perjuicio de los pagadores de impuestos; por lo que es importante que antes de realizar la entrega de lo que se llega a solicitar se tenga la certeza de cómo debe hacerse y de su alcance, para lo cual, no se puede confiar en un auxiliar contable o en el encargado de los recursos humanos; muchas veces, ni siquiera en el dueño del negocio.

El personal que atienda una auditoria no solo debe tener capacidad técnica, es decir, no basta con ser contador o abogado, debe tener conocimientos especializados en los temas de auditoría; además, ciertas cualidades personales que ayuden a la gestión de la revisión; por ejemplo, alta tolerancia a la frustración, un carácter firme pero apacible, conciliador y con una mente abierta a la creatividad.

• Revisar los elementos que sustentan la contabilidad.

Es común encontrar empresas que llevan una adecuada gestión en el registro contable; cumplen debidamente con el pago de las contribuciones que les obliga la ley; sin embargo, no cuentan con el soporte debido de las operaciones que realizan como entes económicos.

En virtud de lo anterior, si estoy siendo auditado es importante saber, con claridad, cuales son los elementos probatorios con los que cuento para respaldar las operaciones de mi empresa o bien, como persona física, ya que sin dichos elementos es probable que la autoridad pretenda que no se realizaron las operaciones que se encuentran en mis registros; el tener claridad de los elementos permitirá  saber el nivel de fortaleza con el que cuento.

Aquí cobra relevancia el actuar del experto en derecho, ya que es él el capacitado para verificar el debido sustento e incluso tener con claridad cual será el alcance que la autoridad les pueda otorgar en el procedimiento de auditoría y el que podrían tener en caso de acudir a un medio de defensa posterior.

Es común que las empresas no cuenten con los elementos que se listan, como ejemplo, a continuación:

1. Libros de actas de asambleas, actualizados y debidamente protocolizados;
2. Registros actualizados de proveedores y clientes;
3. Contratos debidamente firmados, protocolizados y con los anexos respectivos;
4. Cotizaciones, bitácoras, actas de entrega y diversos registros;
5. Videos o fotografías de la operación;
6. Manuales de procedimientos;
7. Concentrado de comunicaciones escritas o electrónicas (memorandos, cartas, e mails, circulares, entre otras).

El carecer de estos elementos, en poco ayuda tener un adecuado control y registro contable, pues es como tener un auto ultimo modelo sin motor.

3. LA RELEVANCIA DEL EXPERTO LEGAL.

Como abogado experto en defensa fiscal lo que cuido, durante la auditoría, es que la autoridad no cometa excesos, abusos o ilegalidades y cuando lo hace, me encargo de hacerme de la evidencia, para que en el momento adecuado la haga valer en favor de mis clientes.

Los procedimientos de auditorías están sometidos a diversas practicas, muchas de ellas fuera de lo que establece la ley; por ejemplo, la solicitud y entrega de documentación que no ha sido requerida legalmente, o en formatos, plantillas o estructuras que van más allá de lo razonable e incluso que hacen que los auditores lo menos que hagan sea revisar.

El experto en defensa fiscal debe estar centrado en advertir las oportunidades para cerrar la auditoría, lo más rápido posible y de la manera menos onerosa para el pagador de contribuciones; sin perder de vista que en ocasiones no habrá manera de evitar un resolución en la que se fije un monto a pagar; sin embargo, siempre habrá oportunidades para lograr que ese importe sea lo menos lesivo para el pagador de impuestos. 

Si bien, la carga tributaria en México es excesiva y no motiva al cumplimiento, la manera en que se ejerce el gasto publico; lo cierto, es que durante el procedimiento de auditoría hay diversos momentos o herramientas que pueden facilitar la corrección y con ello no tener necesidad de enfrentar un crédito cuantioso o bien, que llevar un juicio con riesgo de no ganarlo por no haber cumplido debidamente o no contar con los elementos de prueba que ayuden a demostrarlo.

Es importante tener presente que un derecho fundamental de los pagadores de impuestos es  el relativo a la autocorreción; esto es, que en cualquier momento, antes de que concluya la auditoría se puede reconocer que no se cumplió debidamente las obligaciones fiscales y por ende, poner se al día, sin que dependa de la autorización de la autoridad para poder hacerlo.

Así, la relevancia del perito en derecho no radica sólo en que sea bueno para ganar juicios (cosa innegable) yo le doy más preeminencia a que sea bueno para ayudar que la revisión se lleve dentro de los limites de la ley y de ser posible, se concluya lo más pronto posible; hay que tener presente que cada día que pasa, en caso de existir adeudo fiscal, éste crecerá considerablemente como consecuencia de las actualizaciones y recargos.

Un buen experto en derecho fiscal debe acompañarle en la auditoría para que en el momento adecuado, de acuerdo con su pericia pueda llevar a cabo las acciones que le brinden seguridad y la certeza de las debilidades o fortalezas con las que se cuentan; y con base en ello, tener mayores elementos de decisión sobre las diversas opciones que se presentaran al cierre de las auditoría.

Así que si ya le cayó el Chahuistle a su contabilidad, emprenda las acciones que le permitan resolver de mejor manera esta contingencia que es normal en la vida empresarial.

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